1. Giới thiệu

Mặc dù, đã xuất hiện trong nhiều năm qua, nhưng đến nay Hội nghị qua Web vẫn chưa trở thành một dịch vụ phổ biến. Hiện chỉ có một số nhà cung cấp dịch vụ cung cấp Hội nghị qua Web, sử dụng hạ tầng Internet hiện có, còn các nhà khai thác viễn thông dường như không mấy quan tâm và đặt nhiều kỳ vọng vào dịch vụ cạnh tranh này. Đó là điều dễ nhận thấy, do các nhà khai thác viễn thông đang bị sụt giảm đáng kể doanh thu do sự cạnh tranh khốc liệt từ các nhà khai thác di động và các nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Hơn nữa, Hội nghị qua Web nhắm vào các khách hàng doanh nghiệp (DN), đây cũng là những khách hàng sinh lợi nhất cho các nhà khai thác viễn thông.

Cùng với sự phát triển vượt bậc của nền tảng Web hiện nay, Hội nghị qua Web được coi là một trong những phương thức liên lạc tiết kiệm chi phí nhất. Chỉ thông qua một website hoặc chương trình phần mềm như NetMeeting, người sử dụng (NSD) có thể trao đổi công việc trực tuyến theo thời gian thực. Tiện ích lớn nhất của phương pháp này là có thể chia sẻ tài liệu và trình bày với một nhóm người ở xa; có thể thảo luận ở mức độ phức tạp hơn.

2. Hội nghị qua Web là gì?

Ban đầu, Hội nghị qua Web được thiết kế cho phép hội nghị truyền hình và hội nghị thoại khả thi, tuy nhiên, ngày nay Hội nghị qua Web còn hỗ trợ thêm nhiều ứng dụng cho các khách hàng DN như: Đào tạo từ xa, phỏng vấn việc làm, giới thiệu bán hàng từ xa, họp báo, Webinar, các phiên hoạch định ảo (quản lý dự án, v.v...). Để đáp ứng các yêu cầu của những ứng dụng hợp tác và hội nghị mới, các giải pháp Hội nghị qua Web đã bổ sung thêm các chức năng mới, bao gồm:

Hỗ trợ VoIP song công

Hầu hết các giải pháp Hội nghị qua Web hỗ trợ VoIP. Đối với các nhà khai thác viễn thông, cần lưu ý rằng có một tùy chọn để ngắt hỗ trợ VoIP, bởi vậy khách hàng có thể tiếp tục sử dụng giải pháp hội nghị thoại hiện thời của các nhà khai thác viễn thông và chỉ sử dụng các tính năng hợp tác và hội nghị thích hợp.

Truyền video trực tiếp qua Webcam

Hỗ trợ Webcam là một tiêu chuẩn đối với nhiều giải pháp Hội nghị qua Web hiện nay, có thể hỗ trợ lên tới 50 khung đồng thời.

Bảng trắng

Người trình bày có một tấm bảng trắng, để có thể hiển thị bản trình chiếu của mình trên đó, vẽ và viết.

Chia sẻ máy tính để bàn

Người trình bày có thể nhanh chóng chia sẻ máy tính để bàn của mình với những người tham dự khác, để hiển thị các tệp tin, hình ảnh, v.v...

Chia sẻ ứng dụng

Đây là một tính năng của các giải pháp hợp tác điện tử. Nó cho phép các NSD Hội nghị qua Web triển khai các chương trình và cho phép những người tham dự khác xem và chỉnh sửa các tệp tin. 

Điều khiển từ xa:

Cho phép điều khiển các ứng dụng hay các máy tính để bàn, cho phép đào tạo và hỗ trợ thực hành chính xác. Nó cũng cho phép NSD điều khiển tự động hoặc bằng cách nhập mật khẩu.

Phòng  họp:

Phần mềm Hội nghị qua Web hiện nay còn cho phép tạo ra các phòng họp và các lớp học ảo. Nó cũng có thể để tạo ra các phòng chia theo nhóm với nội dung và âm thanh riêng (các bảng trắng, chia sẻ ứng dụng, vv...). Các điều phối viên có thể di chuyển họ và những người tham dự giữa các phòng hội nghị. Những người tham dự có thể được ấn định ngẫu nhiên vào các phòng và trở về cùng một phòng tại bất kỳ thời điểm nào. Trong một môi trường thí nghiệm ảo, những người tham dự có thể làm việc trên các ứng dụng độc lập.

Truyền tệp tin:

Các phiên truyền tệp tin được sử dụng để phân phối các tài liệu, các nhiệm vụ, và các bản thông báo. Các đặc quyền có thể được phân công cho những người tham dự để truyền các tệp tin.

Các bản thu tương tác, theo chỉ mục

Thu âm và lập chỉ mục của các phiên trực tiếp để sau đó phát lại cho những người tham dự bỏ lỡ phiên hoặc muốn xem lại xem.

Quản lý câu hỏi

Thông qua tính năng này, các điều phối viên có thể phân phối các câu hỏi hay các điều tra. Sau đó, những người tham dự trả lời và gửi câu trả lời từ ngay trong phiên. Kết quả có thể được hiển thị cho tất cả mọi người cùng xem (theo định dạng đồ họa) hoặc được giữ kín. Kết quả có thể được các điều phối viên lưu lại để tham khảo sau này.

Chat

Những người tham dự và các điều phối viên có thể liên lạc sử dụng một nhóm các tính năng nhắn tin khác nhau, bao gồm cả những tin nhắn riêng giữa các điều phối viên và những người tham dự, tin nhắn từ một người tới một người giữa những người tham dự, và từ một người tới nhiều người giữa các điều phối viên và những người tham dự.

Hỗ trợ các ứng dụng văn phòng

Hầu hết các giải pháp Hội nghị qua Web hiện nay đều hỗ trợ các ứng dụng văn phòng như PowerPoint, OpenOffice, StarOffice, PDF, v.v... Ngoài ra còn có thể tải các bức ảnh với nhiều định dạng như BMP, JPEG, PNG, GIF, TIFF, Animated Gifs, v.v... vào trong bảng trắng.

Đồng bộ trình duyệt web

Có thể được bắt đầu một trình duyệt trong bất cứ phiên nào và do đó cho phép những người tham dự trình duyệt theo một cách đồng bộ hóa.

Các ghi chú đồng bộ hoá

Tất cả các NSD có thể tạo các ghi chú trong cửa sổ riêng. Các ghi chú này sẽ tự động được lưu vào máy tính cục bộ và có thể được chỉnh sửa/kết hợp/thêm vào trong quá trình mở lại, lưu vào tệp tin, và chia sẻ với những người khác.

2. Các lợi ích của Hội nghị qua Web với DN

Hội nghị qua Web là một dịch vụ hấp dẫn nhất, hỗ trợ nhiều tính năng tiên tiến, không chỉ giúp các DN tiết kiệm chi phí hội nghị mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, đặc biệt là trong giai đoạn suy thoái kinh tế hiện nay.

Những lợi ích chính mà Hội nghị qua Web đem lại cho DN, bao gồm:

- Giảm chi phí đi lại, nâng cao hiệu quả hoạt động

-  Bổ sung thêm công cụ bán hàng

-  Nâng cao quá trình kinh doanh bằng tối ưu các cuộc họp

- Khuyến khích suy nghĩ và trao đổi trong công ty

- Tăng cường các mối quan hệ với khách hàng

- Cho phép phối hợp nhanh và hiệu quả  đối với các văn phòng được phân bổ theo vùng địa lý

- Tăng cường hiệu quả quản lý dự án

- Webcast để phân phối thông tin nhanh chóng

- Làm xanh bằng cách giảm lượng khí carbon

3. Thị trường Hội nghị qua Webhiện nay

3.1 Tình hình thị trường

Hội nghị qua Web đã thật sự trở thành một ứng dụng hấp dẫn, vượt qua những dịch vụ gia tăng giá trị đơn giản mà các nhà khai thác viễn thông cung cấp như hội nghị video, thư thoại, fax-mail, v.v... Sự phong phú về tính năng và một bối cảnh kinh doanh hấp dẫn, hứa hẹn đem lại cho các khách hàng DN nhiều lợi nhuận, đã làm cho Hội nghị qua Web bùng nổ.

Hiện nay, trên thị trường xuất hiện ba nhóm cung cấp Hội nghị qua Web chính. Đầu tiên là những công ty phần mềm bán các ứng dụng Hội nghị qua Web nhúng kèm cho DN, như Microsoft (Office Live Meeting, Adobe®), Acrobat (ConnectTM Pro), IBM®, and Lotus® (Sametime®). Thứ hai là các nhà cung cấp dịch vụ mới nổi, như Elluminate, WebEx, Vcall Webcast, v.v... Đây là những hãng cung cấp Hội nghị qua Web được tổ chức hàng tháng làm giảm bớt phí hay các giấy phép cho các DN. Để sử dụng dịch vụ này, thông thường chỉ yêu cầu một kết nối Internet DSL, tuy nhiên một số giải pháp yêu cầu tải phần mềm máy trạm về máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Thứ ba là các sản phẩm Hội nghị qua Web cao cấp, gọi là Telepresence, đây là một Hội nghị qua Web hiển thị hình ảnh về những người tham dự như thật, giúp họ có cảm giác dường như đang ngồi cùng phòng với những người tham dự khác. Cisco, HP và Polycom là những nhà cung cấp mạnh nhất trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, hiện nay, Telepresence rất đắt và đòi hỏi phải lắp đặt thiết bị tại văn phòng của DN.

Bên cạnh đó, một số nhà cung cấp dịch vụ nhắn tin tức cũng cung cấp các tính năng hội nghị cơ bản, như Yahoo, Skype, vv...

3.2 Môi trường viễn thông hiện nay

Hiện nay, các nhà khai thác mạng cố định đang trải qua thời kỳ khó khăn: sự sụt giảm nhanh ARPU và số lượng khách hàng, nguyên nhân là do sự cạnh tranh khốc liệt của các nhà cung cấp dịch vụ VoIP, Skype, và các nhà khai thác di động, v.v...

Thêm vào đó, dường như không có thêm ứng dụng hấp dẫn mới nào, ngoại trừ truy cập Internet nhanh qua DSL, WiMAX và IPTV. VPN và các trung tâm hỗ trợ khách hàng ảo, các VAS của mạng cố định được giới thiệu cách đây hơn 6 năm, được coi là VAS cuối cùng mang lại thêm doanh thu cho các nhà khai thác viễn thông. Một số nhà khai thác mạng cố định đã quyết định cung cấp VoIP, nhưng chủ yếu để giảm chi phí mạng lưới, duy trì tốc độ và giảm giá cước cuộc gọi.

Tuy nhiên, việc triển khai các mạng VoIP mất nhiều thời gian hơn dự đoán, đặc biệt là đối với các nhà khai thác hiện thời, đang gặp phải nhiều khó khăn để chuyển đổi sang VoIP và duy trì các dịch vụ và QoS như nhau cho khách hàng.

IMS được kỳ vọng đem đến một tương lai tươi sáng cho các nhà khai thác mạng cố định, nhưng thực sự nó đã không mang lại những nguồn doanh thu và ứng dụng mới các công ty viễn thông.

3.3 Lợi ích tiềm năng của Hội nghị qua Web với các nhà khai thác viễn thông

Hội nghị qua Webxuất hiện như là một ứng dụng tuyệt vời, tiềm năng cho các mạng NGN. Mặt khác, nó còn hấp dẫn bởi ưu thế tiết kiệm chi phí và lắp đặt dễ dàng. Bởi vậy, các nhà khai thác viễn thông sẽ dễ dàng triển khai Hội nghị qua Webcùng với các dịch vụ DN đang cung cấp hiện thời, đặc biệt với một mạng VoIP, họ sẽ có thể cung cấp các tốc độ và thanh toán linh hoạt hơn so với một nhà cung cấp dịch vụ với thanh toán chủ yếu thông qua thẻ tín dụng. Như vậy, Hội nghị qua Websẽ làm tăng thêm giá trị cho các nhà khai thác mạng cố định.

Việc một nhà khai thác viễn thông kết hợp cung cấp Hội nghị qua Webvới các dịch vụ thoại và tích hợp nó với các gói dịch vụ trả trước và trả sau của mình, sẽ góp phần thúc đẩy triển khai Hội nghị qua Webrộng rãi.

Tuy nhiên, cần có một lộ trình chuyển đổi cho các nhà khai thác viễn thông để bổ sung thêm các giải pháp hợp tác điện tử và và đào tạo từ xa, nhằm mang thông tin và đào tạo ra thị trường đại chúng, mà có thể là một trong những cơ hội hấp dẫn cho các nhà khai thác ở châu Á, châu Phi và Nam Mỹ. Thậm chí, một số nhà khai thác có thể thực hiện Hội nghị qua Web qua di động trên các mạng di động 3G (UMTS) của mình.

Hội nghị qua Web tuy không giải quyết được các thách thức mà các nhà khai thác mặt đất đang phải đối mặt hiện nay, nhưng nó giúp việc triển khai VAS dễ dàng hơn, nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng DN. Hơn nữa bằng cách cung cấp Hội nghị qua Web, các nhà khai thác viễn thông sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh với các nhà cung cấp dịch vụ khác mà tranh giành thị phần với mình.

4. Triển khai Hội nghị qua Web

Hội nghị qua Web có thể được lắp đặt dễ dàng trên bất kỳ mạng IP nào, và thường vận hành trên các máy chủ CPU tiêu chuẩn, hiệu quả (Linux hoặc Windows). Việc lắp đặt chỉ trong một vài ngày, tuy nhiên việc triển khai thực hiện dịch vụ gia tăng giá trị viễn thông truyền thống thường mất hàng tháng.

Hầu hết các giải pháp Hội nghị qua Web đều hỗ trợ VoIP, do đó, đối với các nhà khai thác viễn thông có sẵn mạng VoIP việc triển khai hội nghị VoIP sẽ dễ dàng hơn. Thậm chí, một số nhà cung cấp giải pháp Hội nghị qua Web có thể hỗ trợ tích hợp trả trước.

Khi triển khai thực hiện, các nhà khai thác thường có ba tùy chọn:

• Cấp phép và tự hosting

• Hosting (các dịch vụ được quản lý)

• Chia sẻ doanh thu (được quản lý hoặc tự tổ chức)

5. Kết luận

Hiện nay, Hội nghị qua Web là một dịch vụ gia tăng giá trị giàu tính năng, giúp tạo ra một nguồn doanh thu hấp dẫn cho mỗi DN. Việc lắp đặt và sử dụng dịch vụ rất dễ dàng và có thể kết hợp với các dịch vụ viễn thông DN hiện có của các nhà khai thác viễn thông. Mặt khác, việc triển khai Hội nghị qua Web còn đem lại nhiều lợi ích khác cho các nhà khai thác, giúp họ giới thiệu và đưa ra những ứng dụng mới, hấp dẫn và góp phần thúc đẩy mạng VoIP hiện có.

Xuân Ngọc (Theo Tạp chí CNTT&TT)