2.  Chức năng, trách nhiệm và nhiệm vụ của CIO

Hiện tại, các tài liệu nước ngoài về CIO trong khu vực tư nhân không còn khan hiếm, tuy nhiên tài liệu về CIO trong khu vực công chưa có nhiều. Mặc dù có nhiều tương đồng giữa CIO trong các khu vực công và tư, tuy nhiên có những nghiên cứu cho thấy ở mỗi khu vực cũng có những đặc thù riêng và đối với quy mô khác nhau của các tổ chức thì tính chất công việc của CIO cũng có sự khác nhau. Chẳng hạn, trong khu vực công thách thức đối với các CIO trong việc khắc phục ranh giới giữa các đơn vị lớn hơn, trong khu vực tư nhân áp lực về hiệu quả đầu tư cao hơn. Trong các tổ chức lớn CIO có khuynh hướng tập trung vào chỉ đạo các vấn đề chiến lược, kế hoạch và chính sách, ít tham gia trong việc quản lý các dự án cụ thể, trừ phi dự án có tầm quan trọng đặc biệt tới toàn bộ tổ chức. Trong các tổ chức trung bình và nhỏ CIO cũng cần biết quản lý việc thực hiện các dự án CNTT.       

2.1 Chức năng

1) Lãnh đạo các hoạt động CNTT và là đại diện cho lĩnh vực này của tổ chức;

2) Liên kết CNTT và công việc của tổ chức.

2.2 Các trách nhiệm và  nhiệm vụ

Dưới đây xin giới thiệu các quy định về trách nhiệm và nhiệm vụ CIO của các cơ quan Liên bang Mỹ, Hàn Quốc và Bang  New York của Mỹ:

2.2.1 Quy định chung về trách nhiệm và nhiệm vụ của CIO trong các cơ quan Liên bang của Mỹ

Theo Luật về cải cách quản lý CNTT của Mỹ năm 1996 thì CIO các cơ quan Liên bang có các trách nhiệm chính sau:

1)       Tư vấn, hỗ trợ thủ trưởng và các cán bộ quản lý cao cấp khác của cơ quan để bảo đảm sự sẵn sàng về CNTT và các tài nguyên thông tin được quản lý theo các chính sách và thủ tục quy định của Luật này và các ưu tiên của thủ trưởng cơ quan;

2)       Xây dựng, duy trì và tạo điều kiện cho việc thực hiện một kiến trúc CNTT [3] chắc chắn cho cơ quan; và

3)       Thúc đẩy việc thiết kế và vận hành có hiệu suất và hiệu quả tất cả các quy trình quản lý tài nguyên thông tin chính đối với cơ quan, kể cả việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ của cơ quan.

Trên cơ sở các trách nhiệm chính trên, các nhiệm vụ được xác định đối với các CIO là:

1) Quản lý các tài nguyên thông tin là nhiệm vụ số 1;

2) Giám sát việc thực hiện các chương trình CNTT của cơ quan, đánh giá việc thực hiện các chương trình này trên cơ sở các phương pháp đánh giá thực hiện có thể áp dụng được, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan về việc tiếp tục, thay đổi hoặc kết thúc một chương trình, hoặc một dự án; và

3) Hàng năm, như là một đòi hỏi của quy trình xây dựng kế hoạch chiến lược và đánh giá thực hiện:

a) Đánh giá các yêu cầu về tri thức và kỹ năng đối với nhân sự của cơ quan trong việc quản lý các tài nguyên thông tin và mức độ đáp ứng các yêu cầu này nhằm tạo điều kiện cho việc đạt được các mục tiêu thực hiện đặt ra đối với việc quản lý các tài nguyên thông tin;

b)  Đánh giá mức độ  mà các vị trí và nhân sự ở cấp điều hành của cơ quan và các vị trí và nhân sự ở cấp quản lý dưới cấp điều hành của cơ quan đáp ứng các yêu cầu này;

c) Nhằm chấn chỉnh các thiếu hụt trong việc đáp ứng các yêu cầu này, xây dựng các chiến lược và các kế hoạch cụ thể về thuê tuyển, đào tạo và phát triển nghề nghiệp; và

d) Báo cáo thủ trưởng cơ quan về tiến độ đạt được trong việc cải tiến năng lực quản lý các tài nguyên thông tin.

2.2.2 Các nhiệm vụ chính đối với các CIO của các cơ quan nhà nước Trung ương và chính quyền địa phương của Hàn Quốc theo Luật khung về thúc đẩy tin học hóa của nước này

1) Điều phối chung các kế hoạch đối với các dự án tin học hóa và việc đánh gía các kết quả đạt được trong việc thúc đẩy tin học hóa;

2) Xây dựng các chính sách, các kế hoạch và các mối liên kết chúng với công tác tin học hóa và việc điều phối các chính sách và kế hoạch này khi triển khai thực hiện;

3) Điều phối chung trong việc mua sắm, phân phối và sử dụng các tài nguyên thông tin, quản lý một cách có hệ thống các tài nguyên thông tin và trong việc xây dựng các kế hoạch sử dụng chung thông tin; và 

4) Thúc đẩy việc tin học hóa trong công tác hành chính.

2.2.3 Các trách nhiệm và nhiệm vụ chính của CIO Bang  New York (Mỹ) theo Quyết định của Thống đốc Bang về việc thành lập chức danh CIO của Bang này năm 2002

1) Theo dõi, giám sát việc quản lý và hoạt động của Văn phòng Công nghệ [4].

2) Giám sát, chỉ đạo và điều phối việc tạo lập các chính sách [5], thủ tục và tiêu chuẩn CNTT, kể cả phần cứng, phần mềm, vấn đề an toàn, an ninh thông tin và tái lập quy trình nghiệp vụ;

3) Giám sát và điều phối việc xây dựng, mua sắm, triển khai và quản lý các tài nguyên CNTT;

4) Xây dựng các chiến lược nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ trong việc khai thác các CNTT cần thiết, giám sát và điều phối việc thực hiện các chiến lược này;

5) Điều phối và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các tổ chức bên ngoài để thúc đẩy việc sử dụng CNTT nhằm cải tiến việc cung cấp các dịch vụ của chính phủ;

6) Làm việc với các đơn vị trong tổ chức, với các cơ quan nhà nước khác, với các cơ sở đào tạo và các doanh nghiệp nhằm triển khai kế hoạch chiến lược CNTT của tổ chức.

Dưới đây trình bày một số kết quả điều tra “Tình hình CIO năm 2003” do Tạp chí CIO (Mỹ) tiến hành trên cơ sở ý kiến lựa chọn thường xuyên nhất của hơn 500 CIO. 

3.    Các kỹ năng thiết yếu đối với  CIO (theo thứ tự ưu tiên)

1)      Khả năng giao tiếp hiệu quả:  78%

2)      Kế hoạch hoá và tư duy chiến lược: 76%

3)      Am hiểu các hoạt động và  quy trình nghiệp vụ: 66%

4)      Khả năng tạo ảnh hưởng: 35%

5)      Tri thức về lựa chọn công nghệ: 26%

6)      Kỹ năng đàm phán:  14%

7)      Am hiểu về công nghệ: 13%

8)      Các kỹ năng khác: 1%

4. Sáu yếu tố thiết yêú cho thành công của CIO

1)      Có mặt trong thành phần ban lãnh đạo

2)      Tạo được sự tham gia của các nhà lãnh đạo trong các dự án CNTT

3)      Tạo được sự tham gia của các người dùng trong các dự án CNTT

4)      Các quyết định CNTT được ban hành bởi cấp cao

5)      Giao tiếp thường xuyên với người dùng đầu cuối

6)      Phân công cán bộ CNTT chịu trách nhiệm cầu nối với các đơn vị

6.   Mười trở ngại và khó khăn đối với thành công của CIO

1) Thiếu kinh phí và việc ưu tiên hóa;

2)      Các ưu tiên nghiệp vụ trong các đơn vị mâu thuẫn nhau;

3)      Liên kết các nỗ lực CNTT với các mục tiêu chung của tổ chức;

4)      Thiếu thời gian cho việc tư duy/lập kế hoach chiến lược;

5)      Sự rủi ro và không chắc chắn do môi trường không ổn định;

6)      Thiếu các kỹ năng chính;

7)      Khó khăn trong việc cung cấp các giá trị của CNTT;

8)      Hoạt động kém hiệu quả của tổ chức;

9)      Giao tiếp không hiệu quả với các người dùng/các yêu cầu không thực tế của khách hàng;

10) Thiếu sự liên kết với các nhà lãnh đạo cùng cấp khác.

7. Bảy cách củng cố vị trí CIO mới

1)      Tạo sự đồng thuận;

Trước khi bạn chấp nhận vai trò CIO, hãy làm rõ bạn và các thành viên khác trong ban lãnh đạo có sự đồng thuận về tầm nhìn CNTT của bạn và cách thức bạn sẽ triển khai thực hiện.

2)      Không phê phán công việc của các người tiền nhiệm;

3)      Tìm một người bạn có thể tin tưởng để giúp bạn tìm hiểu văn hóa và tình hình của tổ chức;

Nếu bạn không hiểu rõ tổ chức, các thành viên và các giá trị của tổ chức bạn sẽ phải mất nhiều thời gian thuyết phục và triển khai các ý tưởng của mình.

4)      Không vội vàng;

     Không lao ngay vào các dự án trực tiếp mà không giành thời gian tìm hiểu môi trường và sân chơi. Nên giành 1-2 tháng để xem xét tình hình công nghệ của tổ chức.

5)      Tạo lập hoặc sàng lọc các kinh  nghiệm thực tiễn cơ bản liên quan các yêu cầu về CNTT và các cải tiến;

6)      Gặp gỡ riêng với các cán bộ CNTT

Làm cho các cán bộ CNTT hiểu bạn tốt hơn và có thể hỗ trợ bạn tốt hơn trong việc thực hiện các kế hoạch của bạn.

7)      Thành lập một hội đồng các nhà lãnh đạo CNTT và chuyên môn của tổ chức để xác định các ưu tiên công nghệ.

Hội đồng sẽ là điều kiện để bạn nâng cao nhận thức các cán bộ lãnh đạo về việc CNTT có thể và không thể làm được và cần bao nhiêu thời gian để thực hiện các dự án. Đó cũng là cơ hội để các cán bộ lãnh đạo phát biểu rõ về các nhu cầu của mình, đồng thời cũng là cơ hội để tổ chức/cơ quan xây dựng các yêu cầu hiện thực đối với CNTT.

9. Kết luận

Thông tin là một tài nguyên hàng đầu của Chính phủ và chính quyền các cấp, cần phải được quản lý như là một tài sản chiến lược, như là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan. Việc cần thiết có CIO trong các cơ quan Trung ương và trong chính quyền địa phương là một sự tiến triển tự nhiên trong việc quản lý thông tin và CNTT trong khu vực công.

Trong số các yếu tố tạo nên sự thành công của CIO, điều đặc biệt quan trọng là  người CIO có năng lực lãnh đạo và cần thiết có mặt trong thành phần ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức, vừa am hiểu khả năng của CNTT trong việc hỗ trợ thực hiện các mục tiêu phát triển của tổ chức vừa am hiểu công việc của tổ chức, biết gắn kết chiến lược và kế hoạch CNTT với chiến lược và kế hoạch phát triển chung của tổ chức./. (Hết)

Xuân Ngọc